Saiba o que é absenteísmo, o impacto na folha de pagamento e na gestão financeira.
O absenteísmo no trabalho é mais do que uma cadeira vazia, é um padrão de ausência que dificulta a integração, o desempenho e a produtividade da equipe. De dias de doença inesperados a não comparecimentos crônicos, o absenteísmo afeta a motivação da equipe e o resultado.
De acordo com um estudo, o custo do absenteísmo não programado é alto. Ele representa para as empresas cerca de US$ 3.600 por ano para cada trabalhador por hora e US$ 2.650 por ano para funcionários assalariados. Por isso, é fundamental que os gestores de RH busquem acompanhar a taxa de absenteísmo.
Para enfrentar o absenteísmo no trabalho, é preciso entender seus tipos e causas para implementar estratégias eficazes que mantenham a equipe no caminho certo. Um dos desafios é adotar práticas efetivas para reduzir o absenteísmo, mantendo os colaboradores verdadeiramente engajados.
O que é absenteísmo?
O absenteísmo de colaboradores se refere ao padrão habitual de ausência de um compromisso no local de trabalho.
Em sua essência, o absenteísmo é sobre ausências não programadas e não contabilizadas pelos sistemas de licença tradicionais. São as manhãs de segunda-feira que passam sem explicação, as frequentes licenças de “emergência” que surgem sem aviso prévio e as repetidas ausências que pegam todos desprevenidos.
Como o absenteísmo impacta na folha de pagamento e na gestão financeira da empresa?
O absenteísmo, caracterizado pelas faltas recorrentes ou atrasos dos colaboradores, traz consequências diretas para a folha de pagamento e a gestão financeira das empresas. Esse comportamento gera custos extras que, muitas vezes, não são percebidos à primeira vista, mas podem comprometer significativamente o orçamento ao longo do tempo.
Aumento nos custos com horas extras e substituições
Quando um colaborador se ausenta, o volume de trabalho não diminui. Muitas vezes, para manter a produtividade e cumprir prazos, as empresas recorrem a horas extras ou contratação temporária de profissionais.
Isso representa um custo adicional direto na folha de pagamento, aumentando a despesa com encargos trabalhistas e benefícios relacionados. Esse cenário, quando frequente, pode desestabilizar o controle financeiro, exigindo investimentos não planejados e dificultando a previsão de caixa.
Redução da produtividade e impacto no faturamento
Além do aumento de despesas, o absenteísmo afeta a eficiência da equipe, sobrecarregando outros colaboradores e comprometendo a entrega de resultados. Esse descompasso pode gerar atrasos em projetos, insatisfação de clientes e, consequentemente, uma redução no faturamento.
Do ponto de vista financeiro, essa perda de produtividade pode ser ainda mais prejudicial a longo prazo, à medida que as metas não são alcançadas e oportunidades de negócio são perdidas.
Custos indiretos com a saúde dos colaboradores
O absenteísmo também é um indicativo de problemas de saúde, tanto física quanto emocional. Empresas que enfrentam altos índices de faltas geralmente precisam arcar com despesas relacionadas a afastamentos prolongados, licença médica e até processos de reabilitação ou retorno ao trabalho.
Esses custos indiretos afetam tanto a folha de pagamento quanto o planejamento financeiro, exigindo reservas para lidar com eventuais afastamentos mais longos e interrupções nas atividades.
Como calcular o absenteísmo?
Uma fórmula simples pode ser usada para determinar o absenteísmo. Basta calcular as ausências não justificadas ao longo do tempo e dividi-las pelo total. Assim, você pode obter a taxa de absenteísmo ao longo de um mês, um ano ou um semestre multiplicando-a por 100. Use a seguinte fórmula: Taxa de absenteísmo = número de horas de trabalho perdidas / número ideal de horas trabalhadas X 100.
Vejamos um exemplo:
Uma empresa possui 400 colaboradores contratados para trabalhar 8 horas por dia, exceto aos sábados e aos domingos.
Nesse cenário, para calcular o absenteísmo mensal da empresa, é preciso:
Multiplicar a quantidade de funcionários: 400 pelas 8 horas diárias de trabalho e pelos 22 dias úteis do mês em questão.
O resultado indica o número ideal de 70.400 horas trabalhadas por mês.
Agora, o próximo passo é somar as horas de trabalho perdidas dos 400 colaboradores.
Considere, para o nosso exemplo, um total de 7 mil horas perdidas.
Agora, basta aplicar a fórmula:
Taxa de absenteísmo = 7.000 / 70.400 x 100 = 9,9%.
Vale destacar que é possível calcular a taxa de absenteísmo para diferentes períodos (mensal, anual, semestral), aplicando a fórmula individualmente ou para grupos de colaboradores.
Para otimizar o cálculo e controle das ausências e da taxa de absenteísmo, a equipe de recursos humanos pode adotar um software de RH. A tecnologia permite automatizar o acompanhamento da frequência dos profissionais, fornecendo dados em tempo real para ajudar na tomada de decisão.
Quais são os tipos de absenteísmo?
O absenteísmo no local de trabalho abrange uma variedade de cenários, com causas e consequências únicas. Entender esses tipos de absenteísmo pode ajudá-lo a adaptar suas estratégias de gestão de forma eficaz. Veja as principais classificações:
Absenteísmo Justificado
O absenteísmo inocente refere-se a trabalhadores que faltam ao trabalho por razões além de seu controle, como doença súbita ou emergências familiares. Este tipo é não planejado e imprevisível, tornando difícil de gerenciar.
As doenças súbitas, porém, frequentes, podem indicar padrões, como de adoecimento de colaboradores de determinado setor. Isso pode acontecer por conta de condições insalubres ou por outros problemas relacionados ao clima organizacional, por exemplo.
Absenteísmo Injustificado
O absenteísmo não autorizado ocorre quando um colaborador se ausenta do trabalho sem motivo ou autorização válida. Este tipo está sob o controle do profissional e pode ser indicativo de insatisfação no trabalho ou má conduta pessoal.
Absenteísmo habitual
O absenteísmo habitual é caracterizado por ausência frequente e crônica do trabalho. Esse padrão pode atrapalhar severamente a produtividade no local de trabalho e, muitas vezes, é uma bandeira vermelha para outras questões, como engajamento ou problemas pessoais.
Absenteísmo a longo prazo
O absenteísmo de longo prazo envolve ausências prolongadas devido a fatores como doença crônica ou deficiência. Tais casos costumam ser protegidos por lei e exigem uma gestão cuidadosa, para apoiar o colaborador ao mesmo tempo que gerencia o impacto da ausência dele no local de trabalho.
Quais são as principais causas do absenteísmo no trabalho?
Identificar as causas do absenteísmo ajuda o RH a criar estratégias mais eficazes. Elas podem ser divididas em dois grupos principais: problemas no local de trabalho e problemas pessoais.
Problemas no local de trabalho
Alguns fatores do ambiente de trabalho impactam a frequência dos colaboradores, como:
Baixo engajamento: a falta de conexão com a empresa e seus valores pode levar à desmotivação.
Horário inflexível: a ausência de flexibilidade pode dificultar o equilíbrio entre vida pessoal e trabalho.
Burnout: excesso de pressão e demandas exageradas podem resultar em afastamentos, entre eles por causa de esgotamento.
Assédio: casos de assédio afetam diretamente a saúde mental e a motivação dos colaboradores.
Gestão ineficaz: lideranças desmotivadoras ou decisões injustas aumentam a ausência no trabalho.
Problemas pessoais
Fatores externos também afetam o comparecimento, incluindo:
Responsabilidades familiares: cuidar de filhos ou parentes pode gerar conflitos com o trabalho, causando, muitas vezes, o absenteísmo.
Problemas de transporte: falhas no transporte causam faltas inesperadas.
Problemas de saúde: doenças físicas e mentais são causas comuns de absenteísmo.
Como lidar com o absenteísmo
Para saber como lidar e prevenir o absenteísmo, os líderes e gestores de RH podem considerar a elaboração de um planejamento estratégico com medidas proativas que abordam as causas do absenteísmo.
A seguir, listamos algumas boas práticas que podem ajudar a mitigar o absenteísmo no local de trabalho. A implementação dessas estratégias requer um equilíbrio de empatia e firmeza.
Afinal, é preciso considerar as demandas dos colaboradores e, ao mesmo tempo, manter uma política de absenteísmo clara e consistente que incentive a responsabilidade, o compromisso e o engajamento. Para tanto, veja algumas dicas.
Estabeleça políticas claras
É importante que o departamento de RH construa uma política de jornada de trabalho e compartilhe com todos os líderes e colaboradores. Nela, devem estar inclusos:
Lista de ausências aceitáveis ou oficiais;
Como reportar a ausência ao RH e aos líderes;
Sistema de registro de ausência;
Política de ausências contínuas;
Procedimentos e penalidades por ausências não justificadas.
Defina expectativas explícitas
Certifique-se de que suas expectativas de absenteísmo sejam claras e garanta que os colaboradores entendam o que você espera deles. Além disso, eles devem estar cientes das consequências de desrespeitar as regras.
Faça uma boa gestão da jornada
O controle de ponto é uma ferramenta fundamental para a gestão do absenteísmo, pois permite monitorar a frequência dos colaboradores de forma precisa. Com sistemas digitais, é possível acompanhar em tempo real as entradas e saídas, facilitando a identificação de padrões de faltas ou atrasos.
Essa visibilidade é essencial para atuar rapidamente sobre as causas do absenteísmo, como sobrecarga de trabalho ou problemas pessoais. Além disso, um controle de ponto eficaz fornece dados estratégicos que ajudam na tomada de decisões, permitindo ajustes nas escalas de trabalho e na política de benefícios.
Ao fazer a gestão da jornada de trabalho e de afastamentos adequadamente, a empresa pode evitar custos adicionais com horas extras e contratações temporárias, resultando em uma folha de pagamento mais equilibrada.
Por fim, o controle rigoroso da jornada também garante o cumprimento das obrigações trabalhistas, evitando passivos que podem prejudicar a saúde financeira da organização. Assim, uma boa gestão do controle de ponto não apenas reduz o absenteísmo, mas também fortalece a eficiência e a sustentabilidade financeira da empresa.
Use um sistema de recompensa
Em alguns segmentos de mercado, existe a prática de criar um sistema de recompensas para colaboradores que mantêm frequência e consistência na jornada de trabalho. Isso auxilia na gestão do absenteísmo.
Funciona da seguinte forma: são criadas recompensas de pontualidade para aqueles profissionais que se destacam pela regularidade. É possível, por exemplo, comprar uma variedade de cartões-presente, vouchers e outros benefícios.
Busque ouvir os colaboradores
Se a equipe não está cumprindo as regras da política de assiduidade, essa é um problema que merece atenção. Afinal, as pessoas estão se esquivando do trabalho e têm uma ou mais razões para isso. Considere buscar um feedback sobre o clima organizacional com os colaboradores.
Se possível, invista em tecnologia, como um sistema de gestão de clima organizacional. Você também pode contratar uma consultoria para identificar os problemas e tratar as causas, com soluções práticas e efetivas, que irão ajudar a reduzir o absenteísmo.
Melhore a gestão do clima organizacional
E por falar em clima organizacional, para reduzir a taxa de absenteísmo, é essencial fazer um diagnóstico do clima e aplicar medidas para correções de rota e melhorias.
Também busque identificar qualquer aspecto que pode aliviar a carga de trabalho e de estresse dos colaboradores. São ações estratégicas, que fazem a diferença:
Criar um ambiente de trabalho positivo. Por exemplo, criando uma sala de descanso para os colaboradores com recursos para estimular o bem-estar. Organizar atividades em grupo ou sessões de formação de equipe. Além de serem envolventes, contribuindo para a harmonia e integração do time, essas sessões ajudam a reduzir o estresse.
Priorizar o movimento de melhoria contínua em termos de infraestrutura e clima organizacional Ou seja, adotar uma postura proativa para identificar e implementar mudanças que impactem diretamente a satisfação, o desempenho e a experiência dos colaboradores.
Evite o microgerenciamento
Os profissionais podem desempenhar suas funções com o máximo cuidado quando eles têm clareza sobre suas responsabilidades. Portanto, você não precisa microgerenciar.
Dê autonomia para que os profissionais conduzam sua rotina de trabalho com liberdade, sem interferências que comprometem o fluxo de atividades e entregas.
Forneça suporte aos colaboradores
Entre em contato com colaboradores ausentes por motivos pessoais, como uma perda na família ou uma doença grave. Neste momento delicado, forneça assistência e verifique alternativas para retorno ao trabalho, se possível. Por exemplo, uma jornada de trabalho flexível pode ajudar o colaborador.
Esse tipo de suporte mostra que a empresa está ao lado do colaborador, em todos os momentos.
Invista na motivação da equipe
Motivar a equipe, independentemente do absenteísmo, é crucial para qualquer organização. Afinal, os colaboradores são o ativo mais valioso da empresa. Criar benefícios, fazer uma boa gestão de desempenho e remuneração, oportunizar a presença em eventos e o desenvolvimento profissional são maneiras de valorizar as pessoas e manter o time engajado.
Conclusão
Lidar com o absenteísmo de profissionais de forma eficaz requer uma compreensão profunda de suas causas e impactos. Ao implementar estratégias, como aumentar o engajamento dos colaboradores, oferecer horários de trabalho flexíveis e lidar diretamente com ausências não programadas, as organizações podem reduzir o absenteísmo.
Tais esforços melhoram as taxas de frequência e aumentam a motivação e a produtividade da força de trabalho.
Por fim, reduzir o absenteísmo não é apenas minimizar perdas. Mais do que isso, é criar um ambiente de trabalho saudável onde os colaboradores são motivados e engajados, promovendo a satisfação individual e o sucesso organizacional.
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