Smart working: Como funciona e quais são os benefícios

O smart working é mais do que uma tendência: representa uma evolução na forma como as empresas encaram o mercado de trabalho.

Diante de transformações cada vez mais rápidas, o RH precisa estar atento a novos modelos, como o smart working, que demanda gestão estratégica, tecnologia e líderes preparados para conduzir equipes com eficiência — de qualquer lugar.

Neste post, você vai entender como funciona o smart working, seus principais benefícios para empresas e colaboradores e como soluções de autoatendimento para colaboradores possibilitam um RH mais conectado e eficiente.

O que é smart working? 

O smart working é um modelo de trabalho que combina flexibilidade, autonomia e tecnologia na jornada de trabalho. Nesse formato, os colaboradores podem desempenhar suas atividades de qualquer lugar e com horários adaptáveis, desde que entreguem os resultados esperados. O foco deixa de ser o controle de tempo e passa a ser a produtividade e a qualidade das entregas.

O termo pode ser traduzido como “trabalho inteligente” e surgiu na Europa, especialmente na Itália, como resposta às transformações digitais e à necessidade de maior equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

Ele integra práticas como anywhere office, gestão por objetivos e ferramentas de colaboração digital, tornando-se um modelo de trabalho estratégico para empresas que buscam inovação e flexibilidade na gestão de pessoas.

Diferença entre smart working, home office e trabalho híbrido 

Existem diferenças claras entre smart working, home office e trabalho híbrido, embora muitos utilizem os termos como sinônimos.

O home office é o modelo de trabalho em que o colaborador realiza suas atividades de casa, geralmente seguindo uma jornada tradicional, com horários fixos e, muitas vezes, as mesmas regras do ambiente presencial.

O trabalho híbrido combina períodos de trabalho remoto com dias presenciais no escritório. Normalmente, existe uma divisão preestabelecida, como dois ou três dias na empresa e o restante em casa. Ele oferece flexibilidade de localização, mas ainda mantém uma estrutura mais rígida de organização e horários.

Já o smart working vai além desses formatos. É um modelo flexível, que permite que o colaborador trabalhe de qualquer lugar, sem regras fixas de horário ou local, com foco nos resultados.

Home office ou smart working: como escolher? 

A escolha entre home office e smart working depende dos objetivos da empresa, do perfil dos colaboradores e da maturidade digital da organização. Para decidir qual modelo adotar no negócio, é fundamental avaliar:

• Alinhamento com a cultura organizacional e a maturidade das equipes;

• Ferramentas e cerimônias que vão garantir produtividade e segurança;

• A importância da flexibilidade no trabalho para os colaboradores. 

Empresas com equipes distribuídas em diferentes localidades, tendem a se beneficiar mais do smart working. Já aquelas que preferem manter estruturas e processos mais tradicionais podem optar pelo home office como um primeiro passo para a flexibilização do trabalho.

Como funciona o smart working na prática?

Diferente dos modelos tradicionais, o smart working não impõe uma jornada de trabalho tradicional. Na prática, isso significa que as organizações estruturam o modelo a partir de pilares fundamentais, que são:

Flexibilidade de horários e locais 

Não há obrigatoriedade de cumprir um expediente fixo ou trabalhar em um escritório específico. O colaborador pode atuar de casa, de espaços de coworking ou até em outros países e fusos horários, a partir de um intercâmbio, por exemplo, desde que cumpra seus objetivos e prazos.

Tecnologia como suporte à operação 

O sucesso deste formato de trabalho depende do uso de ferramentas que facilitem a comunicação, a colaboração e o acompanhamento da gestão de desempenho. 

Para isso, softwares de RH, ferramentas para videoconferência e troca de mensageria corporativa, permitem que os colaboradores tenham acesso às informações pertinentes da organização, assim como contato imediato com colegas de trabalho. 

Cerimônias e práticas de gestão de equipes remotas

Para manter a organização e a proximidade entre times, muitas empresas aplicam rotinas como reuniões de alinhamento diárias (dailies), check-ins semanais, cerimônias de feedback e outras metodologias de RH ágil. Esses encontros são essenciais para garantir clareza de objetivos, fortalecer o employee engagement e manter um clima organizacional positivo, mesmo a distância.

Quais são as vantagens do smart working para empresas e colaboradores? 

O modelo de smart working oferece uma série de benefícios. Ao adotar essa prática, as empresas não apenas se adaptam ao futuro do trabalho, mas também criam condições mais flexíveis e produtivas para suas equipes. A seguir, destacamos os principais ganhos desse trabalho inteligente.

Aumento da produtividade 

Um dos principais benefícios do smart working é o aumento da produtividade. Com maior flexibilidade de horários e a possibilidade de trabalhar de diferentes locais, os colaboradores conseguem organizar melhor seu tempo e concentrar esforços em períodos de maior foco e energia.

O uso de ferramentas de gestão de equipes remotas garante que os objetivos sejam cumpridos, mesmo com menos supervisão direta. Isso reflete diretamente na eficiência, mitigando a baixa performance no trabalho. 

Melhoria no equilíbrio entre vida pessoal e profissional 

A flexibilidade no trabalho é um dos pilares do smart working e contribui significativamente para o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional. Sem a necessidade de deslocamento diário até o escritório, os colaboradores ganham tempo para se dedicar a outras atividades, promovendo maior bem-estar e qualidade de vida. 

Essa flexibilidade, somada à oferta de benefícios flexíveis, é um diferencial importante para aumentar a satisfação das pessoas, refletindo positivamente nos indicadores de RH e em pesquisas de clima organizacional. 

Redução de custos operacionais para a empresa 

Ao adotar esse modelo de trabalho, as empresas conseguem otimizar recursos e reduzir custos operacionais. Com equipes atuando em formato remoto ou anywhere office, há uma diminuição nas despesas com infraestrutura física, como aluguel de espaços, contas de energia, segurança empresarial, limpeza e manutenção.

Atração e retenção de talentos

O smart working é um forte aliado na atração de talentos e retenção de colaboradores, especialmente em um cenário de competitividade por profissionais qualificados. Oferecer vantagens do smart working, como horários flexíveis e foco em resultados, atende às novas expectativas do mercado de trabalho, que valoriza a liberdade e a qualidade de vida.

Além disso, esse modelo amplia o acesso a profissionais em diferentes regiões, já que não há restrição de localização geográfica, facilitando o talent acquisition o possibilitando a formação de equipes mais diversas e qualificadas.

Desafios do smart working e como superá-los

Apesar dos inúmeros benefícios do smart working, esse modelo de trabalho inteligente também apresenta desafios importantes que precisam ser superados para garantir sua eficácia. 

Um dos principais desafios é manter a comunicação e o engajamento das equipes remotas. Para superar essa barreira, é fundamental investir em canais de endomarketing. Além disso, promover encontros de feedback contínuos e incentivar a cultura de reconhecimento fortalece o vínculo entre colaboradores e a empresa. 

Outro ponto crítico é a cibersegurança. O acesso a sistemas e dados corporativos de diferentes locais aumenta a exposição a riscos cibernéticos. Para mitigar essas ameaças, as empresas devem implementar políticas de segurança robustas, como uso de VPN, autenticação em dois fatores e treinamento frequente dos colaboradores sobre boas práticas digitais.

O cumprimento das obrigações legais também é um desafio para quem adota o smart working. O RH precisa garantir que processos como folha de pagamento, controle de ponto, gestão de benefícios e férias sejam realizados de forma transparente e conforme a legislação vigente. A adoção de softwares, como o HCM da Senior, facilita a atualização de informações e o acompanhamento dos direitos trabalhistas, promovendo uma gestão eficiente e evitando passivos legais.

Como implementar o smart working na sua empresa?

Adotar o modelo de smart working vai além de liberar o trabalho remoto para a equipe. É uma transformação que exige uma nova abordagem de gestão. A seguir, confira 4 passos para colocar o smart working conceito em prática: 

1 – Mapeie os perfis e funções que se adaptam ao modelo 

Antes de implementar esse formato, é importante mapear quais funções podem ser desempenhadas remotamente com autonomia e eficiência. Nem todas as atividades se encaixam nesse modelo, por isso, é fundamental realizar uma análise detalhada dos perfis dos colaboradores e das demandas de cada área. 

Além disso, ter descrições de cargos claras garante que cada profissional saiba exatamente suas responsabilidades, metas e entregas, independentemente do local de trabalho. Esse alinhamento é essencial para assegurar o sucesso da gestão e avaliação de resultados.

 2 – Estabeleça políticas claras e objetivos mensuráveis 

A confiança é um dos pilares deste modelo de trabalho. Estabelecer regras sobre horários flexíveis, uso de equipamentos, segurança da informação e canais oficiais de comunicação é essencial. É  importante também definir objetivos mensuráveis, com metas e indicadores de desempenho individual que possibilitem o acompanhamento da produtividade no novo modelo.

3 – Capacite líderes e equipes para o novo formato de trabalho 

O smart working exige uma mudança de mindset em toda a organização. É necessário capacitar líderes para que saibam conduzir a gestão de colaboradores remotos, mantendo a comunicação de alto impacto, promovendo o engajamento e acompanhando a evolução dos times com foco em resultados.

Os colaboradores também devem ser treinados para utilizar as ferramentas digitais de maneira eficiente e para adotar uma postura proativa, que é essencial em um ambiente de trabalho flexível. 

4 – Invista em tecnologia para gestão e autoatendimento dos colaboradores 

A tecnologia é uma grande aliada do smart working. Para que a gestão seja eficiente, é indispensável contar com soluções que integrem as equipes remotas e que proporcionem autonomia para que os colaboradores façam a gestão das suas próprias informações. 

A Solução de Autoatendimento oferece acesso às informações de forma simples e rápida, via desktop ou mobile, promovendo a autonomia e agilidade, independentemente do local de trabalho, além de facilitar o acompanhamento de obrigações legais e a atualização dos dados pelos próprios profissionais.

O papel da tecnologia no sucesso do smart working 

A tecnologia é a base para que o smart working funcione de forma eficiente e segura. Sem as ferramentas certas, seria inviável manter a comunicação fluida, a produtividade e o controle das atividades em um ambiente de trabalho flexível e descentralizado.

Neste contexto, a Solução de Autoatendimento | HCM se destaca como uma ferramenta estratégica que conecta todos os processos de gestão de pessoas em uma única aplicação, atuando como uma verdadeira extensão do RH.

Através da solução da Senior, os colaboradores têm autonomia para realizar diversas ações, como solicitação de férias, acompanhamento de feedbacks, controle de ponto, consulta do holerite digital e atualização de informações pessoais, tudo de forma simples, intuitiva e segura, independentemente do formato de trabalho.

Se a sua empresa está pronta para transformar a gestão de pessoas e garantir um trabalho remoto eficiente, solicite um contato do time de especialistas da LABORTIME e descubra como conectar tecnologia, flexibilidade e alta performance.