O OCR é a tecnologia que permite reconhecer e extrair dados de imagens e arquivos digitalizados, facilitando algumas tarefas do RH, como o processo de admissão digital.
Impulsionado pela transformação digital, o uso de tecnologias em diferentes setores tem se tornado cada vez mais frequente. Na prática, as ferramentas digitais aumentam a produtividade e a eficácia das atividades. Por exemplo, os processos de contratação
tradicionais – sem o auxílio da tecnologia – levavam 38 dias para serem finalizados. Agora, tudo ficou muito mais rápido com a admissão digital.
No entanto, apesar das facilidades proporcionadas pela tecnologia, uma das dificuldades enfrentadas, ainda, é a extração de dados de arquivos digitalizados e imagens, mas com o OCR isso é passado. Isso porque a Inteligência Artificial extrai automaticamente o texto dos documentos escaneados ou fotos e os converte em um formato legível para a máquina.
Descubra, a seguir, o que é OCR, como esta tecnologia funciona e como ela pode otimizar ainda mais o processo de admissão digital. Aproveite o conteúdo!
O que é OCR?
Optical Character Recognition (OCR) ou Reconhecimento Óptico de Caracteres, em
sua tradução, é uma tecnologia que permite reconhecer e extrair textos de imagens e
documentos físicos digitalizados. Criada na década de 1920, a tecnologia passou por diversas transformações.
Atualmente, o OCR é alimentado por uma visão computadorizada e Inteligência Artificial
(IA). O mecanismo de alta precisão realiza a leitura dos arquivos de imagem fornecidos e depois compara-os com os campos preenchidos no sistema.
Na prática, o OCR otimiza a validação de documentos, uma vez que poupa o tempo
dos profissionais de RH na hora de conferir os dados informados pelos colaboradores. A tecnologia permite baixar, compilar e replicar as informações no formato correto,
apropriado para as necessidades do setor.
Dessa maneira, o OCR é importante para o RH porque traz várias vantagens:
Permite a leitura automatizada dos documentos;
Facilita a vida dos profissionais do setor;
Aumenta a produtividade do RH;
Reduz as chances de erros no fluxo de trabalho.
Quando combinado com outras tecnologias, o OCR permite o armazenamento das
informações sobre o novo colaborador em um banco de dados, o que facilita a pesquisa, extração e comparação com a base de dados.
Como funciona o OCR, na prática?
Na Admissão Digital, esta tecnologia opera da seguinte maneira:
A imagem ou documento digitalizado são indexados no OCR. Feito isso, ele faz a leitura e analisa os arquivos;
O OCR compara os caracteres dos documentos com as fontes já existentes e categorizadas no banco de dados;
O mecanismo faz o reconhecimento dos elementos inseridos nos documentos ou imagens;
Os caracteres localizados são convertidos em texto por meio do software, conforme suas finalidades: preencher um formulário de cadastro, inserir dados no sistema ou alimentar relatórios;
Os textos transformados são apresentados e podem ser editados, caso haja algum erro.
Quais os benefícios do OCR?
O OCR é baseado em machine learning (aprendizado de máquina), tecnologia que permite reconhecer e extrair dados de imagens e arquivos digitalizados, facilitando algumas tarefas do RH, como o processo de admissão digital.
A seguir, listamos os principais benefícios da solução. Confira!
Facilita a entrada de dados de forma rápida
Com o auxílio do OCR, os documentos e
dados inseridos são lidos e validados mais facilmente. Dessa forma, os profissionais não precisam checar manualmente as informações, sendo que a parte burocrática e maçante fica a encargo do software.
Melhora a eficiência
O OCR lida com um alto volume de dados de modo eficiente, tornando o escalável a organizações de grande porte que lidam com um alto número de recebimento e envio de documentos.
Com a tecnologia, a compreensão e extração das informações melhora, e o processamento de ponta a ponta simplifica o fluxo de trabalho. Dessa forma, é possível eliminar o uso de outras ferramentas ou módulos separados, tornando o pipeline do OCR mais robusto.
Aumenta a produtividade
Dados da Ernst and Young apontam que 93% do tempo de trabalho dos profissionais de RH é direcionado para tarefas repetitivas. A pesquisa indica, ainda, que 65% dessas atividades podem ser otimizadas por meio da tecnologia.
Com o auxílio do OCR, a equipe consegue aumentar a produtividade e otimizar os
processos internos, principalmente, a admissão – que envolve a entrada de dados novos no sistema. A ferramenta promove, ainda, a redução no tempo de validação de dados: de 5 minutos para 1,5 minutos.
Aprimora a análise de dados
O OCR possui uma aprendizagem profunda e lida com o processamento de dados em tempo real. Na prática, isso facilita o reconhecimento e a extração de informações de documentos (escaneados ou em imagens).
Automatiza processos
Por meio da extração automática de informação de fotos e documentos digitalizados do OCR, o RH automatiza a validação de dados, aumentando a eficiência e papel estratégico do setor.
Reduz o trabalho e os custos do backoffice
O processo de extrair dados e realizar a verificação manual de documentos, além de ser demorado, é passível de erro e pode gerar aumento dos custos para a equipe de
backoffice. Com o OCR, a empresa otimiza a operação e reduz custos.
Diminui as chances de erros
A automação auxilia no preenchimento das informações com maior precisão e reduz a
incidência de erros. Portanto, a análise de dados via OCR melhora a confiabilidade do processo, diminui a chance de falhas na verificação de documentos e o índice de retrabalho.
Melhora a experiência do usuário
Oferecer uma excelente experiência aos colaboradores é essencial, já que contribui para a satisfação e retenção de talentos. Sabendo disso, um processo de admissão demorado pode ser incômodo ao novo contratado.
Com o auxílio do OCR, a inserção e checagem de dados do novo colaborador, uma das
etapas mais demoradas, pode ser finalizada, ganha agilidade e precisão. Assim, o
profissional não demora tanto tempo para iniciar suas atividades e tem uma experiência positiva com o processo.
Contribui para a política de ESG
Com um sistema de admissão digital com tecnologia OCR embarcada, a empresa
garante uma contribuição expressiva para melhorias relacionadas à ESG. Isso porque o
software torna o processo 100% digital, dispensando a necessidade de impressões e
documentos físicos para armazenamento e arquivo.
De outro modo, a admissão digital com OCR também garante uma experiência mais
positiva, fluida e agradável no onboarding dos profissionais recém-contratados. Afinal, sem a necessidade de entrega e assinatura de documentos físicos, tudo se torna mais
simples e prático para os novos colaboradores. Mais conveniência, comodidade e rapidez na admissão digital com OCR.
Como o OCR pode otimizar a admissão digital?
Como vimos até aqui, o OCR é uma tecnologia que permite extrair dados de
documentos digitalizados ou imagens. Na prática, este mecanismo auxilia o trabalho
do RH, uma vez que faz a checagem dos documentos de modo automático e
compara com a base de dados.
Mas, afinal, como o OCR pode facilitar a vida do RH?
Durante a realização do cadastro do novo contratado, usando um software de admissão
digital, o OCR funciona do seguinte modo:
O profissional do RH solicita os documentos (escaneados ou por imagem) ao novo colaborador. Após receber os arquivos, é preciso acessar a aba de pré-admissão e inserir a documentação nos campos informados;
Com todos os dados e documentos inseridos na plataforma, basta finalizar e enviar a pré-admissão;
Feita a segunda etapa, o RH recebe a pré-admissão para a validação, efetuada pelo próprio OCR, que confirma os dados.
Portanto, a ferramenta facilita o trabalho de validação e checagem de informações,
apontando o nível de acuracidade dos documentos. Na prática, este tipo de tecnologia
otimiza a rotina do RH, uma vez que os profissionais economizam o tempo gasto na
checagem dos dados. O mecanismo ainda reduz a incidência de erros.
A Admissão Digital da Senior possui a tecnologia do OCR embarcada em seu processo
padrão. O recurso garante a pré-validação dos documentos de forma simples, automática e em poucos segundos. Dessa forma, o processo de contratação e onboarding dos novos colaboradores se torna muito mais agradável e fluido, garantindo uma ótima experiência para os profissionais recém-chegados e também para o time do RH. Revolucione o processo de admissão da sua empresa com a Senior!
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