Saiba como integrar tecnologia e conformidade para simplificar a gestão de admissões e atender às exigências do eSocial.
A digitalização do processo de admissão tornou-se indispensável para empresas que buscam mais agilidade, segurança e conformidade com as exigências do eSocial.
Ao adotar uma solução de admissão digital integrada e alinhada ao eSocial, as empresas otimizam o preenchimento de informações, assegurando total conformidade com as regulamentações trabalhistas. Além de agilizar o processo, essa abordagem melhora a experiência para o departamento de RH e para os novos colaboradores.
Descubra neste conteúdo tudo o que você precisa saber para enviar os dados admissionais ao eSocial de forma eficiente, utilizando soluções digitais e integradas.
eSocial: o que é e prazos para a admissão
O eSocial é um sistema destinado a unificar o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.
O eSocial integra dados sobre a jornada de trabalho, contribuições para a Previdência Social, vínculos empregatícios, condições de segurança e saúde, entre outros, em um único ambiente digital. A ideia é reduzir a burocracia e aumentar a transparência nas relações de trabalho.
Os prazos para enviar dados ao eSocial variam conforme o evento e a situação. O evento de admissão, por exemplo, deve ser enviado até o dia anterior ao início do trabalho do novo colaborador.
O não cumprimento das obrigações do eSocial pode resultar em multas significativas, seja por atraso ou por erro no envio de informações. Portanto, é fundamental que o processo de admissão esteja sempre em conformidade com os prazos e regras do eSocial, a fim de evitar penalidades e garantir a legalidade das contratações.
Etapas de envio da admissão para o eSocial
Para garantir que o processo de admissão esteja em conformidade com a legislação trabalhista, é essencial enviar ao eSocial eventos específicos que documentam a relação do novo colaborador com a empresa. Tais eventos registram dados de contratação e de condições de trabalho.
Estas são as principais etapas do envio de uma admissão para o eSocial:
Colete as informações básicas do colaborador
Reúna os dados de qualificação (CPF, PIS, nome e data de nascimento) e verifique-os no sistema do eSocial. Essa verificação é necessária para garantir a precisão dos dados e evitar erros.
Envie os eventos de admissão para o eSocial
Em cada admissão, o eSocial exige o envio dos eventos que formalizam a contratação. Confira quais são e quando enviar cada um:
S-2200 (Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador): é o registro definitivo da admissão e precisa ser enviado até o dia anterior ao início das atividades. Esse evento inclui dados completos do colaborador e detalha o vínculo trabalhista, formalizando a admissão no eSocial.
S-2240 (Condições Ambientais do Trabalho – Agentes Nocivos): caso o colaborador vá atuar em condições que apresentam risco ocupacional, é preciso enviar o evento S-2240 para documentar o ambiente de trabalho e informar sobre os riscos existentes.
S-2190 (Registro Preliminar de Trabalhador): serve para comunicar uma admissão provisoriamente para o eSocial. O envio desse evento é usado apenas em situação de contingência, como, por exemplo, quando a empresa ainda não tem todos os dados necessários para enviar o registro definitivo. O evento S-2190 não substitui o envio posterior do evento S-2200, que é responsável por regularizar, efetivamente, o registro do empregado.
Ao seguir o passo a passo acima e enviar corretamente os eventos ao eSocial, a empresa garante uma admissão em conformidade com as normas.
Para agilizar e garantir a confiabilidade dos dados, devido ao volume de informações e prazos exigidos pelo eSocial, é recomendado digitalizar todo esse processo. Como explicaremos a seguir neste artigo, a admissão digital e integrada pode evitar multas e melhorar a gestão das informações de novos colaboradores.
Benefícios da admissão digital integrada ao eSocial
A admissão digital consiste na automação do processo de admissão, dispensando etapas presenciais e burocráticas e o uso de documentos físicos. Quando integrada ao eSocial, essa admissão permite que informações essenciais sejam validadas automaticamente.
Mesmo com essa validação automatizada, o envio oficial para o eSocial ainda deve ser realizado usando um sistema de folha de pagamento, garantindo o registro adequado no sistema governamental.
A seguir, exploramos os principais benefícios dessa integração e como ela impacta positivamente a gestão de pessoas:
Agilidade e praticidade
A digitalização reduz drasticamente o tempo necessário para completar o processo de admissão. O próprio colaborador preenche seus dados e faz a qualificação a qualquer momento, de qualquer lugar, eliminando a necessidade de documentos físicos, através da ferramenta de admissão digital. É a redução de uma etapa para o RH, na contratação de pessoas.
Redução de erros e conformidade legal
Com a verificação automática de dados no envio para o eSocial, a chance de erros é reduzida. Isso minimiza os riscos de multas e penalidades, já que as informações do colaborador são enviadas ao eSocial dentro dos padrões exigidos.
Facilidade para as novas gerações
A Geração Z, que já está no mercado de trabalho, valoriza ferramentas tecnológicas que promovem autonomia e rapidez. A admissão digital, compatível com o eSocial, atende a esse perfil de forma eficiente.
Admissão digital em conformidade com o eSocial: passo a passo de como fazer
Está com dúvidas sobre como implantar a admissão digital de maneira alinhada com o eSocial? Então, confira este passo a passo que preparamos para ajudar:
1. Escolha um sistema de gestão de recrutamento e seleção
Um sistema de recrutamento facilita a administração do processo seletivo e o fluxo inicial da admissão. A solução de ATS traz uma experiência completa de Gestão de Recrutamento e Seleção e Portal de Talentos, onde a empresa já começa a obter os dados de candidatos, que serão importantes na etapa seguinte, quando um candidato for selecionado.
2. Faça a pré-admissão com um sistema de admissão digital
Depois do processo seletivo pela solução de ATS, a integração do candidato selecionado é feita em conjunto com a solução de Admissão Digital. Com essa integração, os dados coletados dos candidatos nas etapas de seleção são aproveitados para compor o convite de admissão e o onboarding de novos colaboradores, evitando retrabalho e otimizando o processo.
3. Confira os documentos admissionais
Embora a qualificação do colaborador com o eSocial ocorra de maneira automatizada, ainda é necessário garantir que todos os documentos obrigatórios estejam em conformidade.
A solução de Admissão Digital conta com a inteligência artificial do reconhecimento óptico de caracteres (Optical Character Recognition – OCR), que valida os dados dos documentos enviados pelo colaborador, diminuindo a chance de erros causados por conferências manuais. Além disso, os documentos admissionais podem ser assinados eletronicamente, assegurando autenticidade dos registros e protegendo as informações do colaborador.
4. Integre os dados com a folha de pagamento e mensageria do eSocial
As obrigações do eSocial não terminam na admissão. Depois de contratar um novo colaborador, é preciso fazer a gestão durante todo o ciclo desse profissional na empresa. Por isso, certifique-se de ter um sistema de folha que esteja preparado para gerenciar os dados de remuneração, ambiente de trabalho e outras informações exigidas pelo eSocial. Um sistema de mensageria integrado facilita a etapa de envio dos eventos periodicamente, fazendo a comunicação com o ambiente do Governo e transmitindo os eventos de forma segura.
Como foi possível ver neste artigo, a Admissão Digital integrada ao eSocial traz benefícios diretos para empresas e colaboradores, promovendo uma experiência de admissão fluida, segura e em conformidade com a legislação.
Essa digitalização não apenas otimiza o trabalho do RH, mas também garante que todos os processos estejam devidamente documentados, reduzindo riscos e aumentando a transparência. Por isso, você pode contar com a nossa solução de Admissão Digital para fazer o processo com confiança e agilidade.
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