REEMBOLSO DE DESPESAS DE QUILOMETRAGEM

 

Pagamentos feitos a empregados, a título de ressarcimento das despesas, decorrentes de utilização de veículo individual a serviço da empresa, podem ou não caracterizar natureza salarial, conforme veremos a seguir.

 

 HABITUALIDADE - COMPROVAÇÃO

 

Se o empregador pagar, habitualmente, a seus empregados o "reembolso de quilometragem", sem a efetiva comprovação da despesa realizada (notas fiscais de combustíveis e manutenção de veículos), aquela verba paga passa a ter natureza salarial, pois não estará comprovado o caráter de ressarcimento da despesa.

 

INCIDÊNCIAS

 

Caracterizado natureza salarial, a verba de “reembolso de quilometragem” terá todas as incidências trabalhistas, previdenciárias e tributárias, entre as quais:

  • Salário – a verba deverá ser incluída para fins de apuração do 13º Salário, Férias, DSR, etc;

  • INSS – como salário, comporá base de cálculo do INSS, inclusive retenção do empregado;

  • IRF – como rendimento, estará sujeita à tabela progressiva para desconto do imposto de renda;

  • FGTS - como salário, comporá a base de cálculo para recolhimento do FGTS do empregado.

Um exemplo de que o reembolso poderá ser considerado salário-utilidade, é o ressarcimento das despesas para o  empregado na locomoção do percurso residência-trabalho-residência ou reembolso de despesas realizadas em períodos de descanso nos finais de semana.

NATUREZA INDENIZATÓRIA

Quando, à vista dos documentos probatórios (notas fiscais), evidencia-se que os reembolsos de quilometragem estão sendo efetuados como simples ressarcimento das respectivas despesas, há de se configurar tal fato como de natureza indenizatória, e não salarial.

Sendo comprovadamente indenizatória o ressarcimento das despesas, não há que se falar em integração no salário, tampouco sobre incidências de 13º salário, férias, DSR, Inss, Irrf, Fgts e etc.

DO CÁLCULO DO VALOR A SER REEMBOLSADO E DO SEU REAJUSTE

 

Como o próprio nome diz, trata-se do reembolso das despesas que o empregado teve na utilização do veículo para a execução de serviços externos relacionados aos assuntos da empresa.

Este reembolso tem o objetivo de subsidiar as despesas com o veículo tais como abastecimento, manutenção, pneus, trocas de óleo, seguro, IPVA, taxas e outras despesas inerentes à execução do trabalho.

A prática do reembolso é baseada no quilômetro rodado, ou seja, multiplica-se o total da quilometragem percorrida durante a semana, quinzena ou mês pelo valor pago por quilômetro.

O valor pago por quilômetro rodado pode variar de empresa para empresa ou de região para região, os quais são revisados periodicamente, com base nas variações, principalmente, do custo do combustível. Normalmente as empresas se utilizam da média de mercado como parâmetro para definir o valor interno.

EXEMPLO

 

Demonstraremos um cálculo tomando como base uma empresa hipotética que faz reembolso por quilômetro rodado e considerando os dados abaixo como parâmetros:

  • veículos médios cujos valores estão na faixa de R$25.000,00 a R$35.000,00;

  • valor (média de mercado) do litro de combustível (gasolina) considerando um rendimento médio de 10km por litro;

  • despesas com manutenção equivalentes a 4,5% (quatro e meio por cento) ao ano do valor do veículo, considerando revisões, troca de óleo, troca de pneus, pastilhas de freio, filtros, lubrificantes, alinhamento, balanceamento, lavagens entre outros;

  • troca de pneus a cada 50.000 km;

  • despesas com IPVA, licenciamento anual e DPVAT que equivalem a 3% (três por cento) ao ano;

  • quilometragem média rodada por ano de 27.000 km;

 

Segue tabela demonstrativa do cálculo:

 

Itens considerados para cálculo

Base Valor por Km Base Valor por Km

Valor do veículo (hipotético)

R$ 25.000,00 R$ 35.000,00

Reposição após 2 anos - 20% depreciação

R$ 5.000,00 R$  0,09 R$  7.000,00 R$  0,13

Manutenção - 4,5% ao ano

R$ 1.125,00 R$  0,04 R$  1.575,00 R$  0,06

Troca de pneus a cada 50.000 km

R$    782,00 R$  0,02 R$  1.096,00 R$  0,02

Seguro do veículo de 5% ao ano

R$ 1.250,00 R$  0,05 R$  1.750,00 R$  0,06

IPVA, DPVAT e licenciamento 3% ao ano

R$    750,00 R$  0,03 R$  1.050,00 R$  0,04

Consumo médio de combustível por litro

R$        2,48 R$  0,25 R$        2,48 R$  0,25

Valor do reembolso por km rodado

   R$ 0,47

               R$  0,56

 

Considerando que o empregado tenha rodado 2.300 quilômetros em determinado mês, os reembolsos de despesas seriam os seguintes:

 

Para o veículo de R$25.000,00 =   R$1.081,00  (2.300 x R$0,47)

Para o veículo de R$35.000,00 =   R$1.288,00  (2.300 x R$0,56)

 

Fonte: Guia Trabalhista