O MANAD é um manual onde constam todas as informações necessárias para a geração do arquivo digital a ser apresentado à SRP (Secretaria da Receita Previdenciária) para ser entregue ao AFPS (Auditor Fiscal da Previdência Social).

As empresas que utilizarem sistema de processamento eletrônico de dados para o registro de negócios, atividades econômicas, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária devem apresentar os arquivos digitais contendo informações relativas conforme especificação do MANAD.

A empresa deverá manter documentação técnica completa e atualizada do sistema, suficiente para possibilitar a sua auditoria, facultada a manutenção em meio magnético, sem prejuízo da sua emissão gráfica quando solicitada.

O manual que é um anexo das Informações solicitadas pela portaria MPS/SRP Nº 58 estabelece os seguintes arquivos:

Informações Fiscais

Fornecedores e clientes
Documentos fiscais
Comércio exterior
Relação insumo/produto

Informações Contábeis

Lançamentos contábeis
Demonstrações contábeis

Informações Patrimoniais

Controle de estoque e registro de inventário
Controle patrimonial

Informações dos Trabalhadores

Segurados empregados
Contribuintes individuais e avulsos

As penalidades a que se sujeitam os contribuintes que mantiverem sistema escritural eletrônico e deixarem de apresentá-lo à autoridade fiscal no prazo de intimação, ou apresentá-lo com erros ou omissões será:

0,5% (meio por cento) do valor da receita bruta da pessoa jurídica no período, aos que não atenderem à forma em que devem ser apresentados os registros e respectivos arquivos;
5% (cinco por cento) sobre o valor da operação correspondente, aos que omitirem ou prestarem incorretamente as informações solicitadas.

Quanto ao prazo para apresentação das informações:

Multa equivalente a R$ 115,27, por dia de atraso, até o máximo de trinta dias, aos que não cumprirem o prazo estabelecido pela SRF ou diretamente pelo Auditor-Fiscal da Receita Federal, para apresentação dos arquivos e sistemas.

Os arquivos digitais deverão ser previamente validados pela empresa, utilizando-se o SVA (Sistema Validador e Autenticador de Arquivos Digitais), disponível na página da Receita Federal, para avaliação de sua adequação ao leiaute exigido no Manual e indicação de eventuais falhas a serem corrigidas. (http://www.receita.fazenda.gov.br/previdencia/ArquivosDigitais/default.htm)

O SVA, mediante varredura nos arquivos eletrônicos, irá gerar um código de identificação utilizando o algoritmo MD5 – “Message-Digest algorithm 5”, podendo ser utilizado a qualquer tempo para verificação da autenticidade dos arquivos fornecidos.

As empresas devem se atentar para os inúmeros riscos relacionados ao não cumprimento desta obrigação considerando-se o tempo de geração, complexibilidade entre outras dificuldades do processo como máquina e disposição de pessoal especializado.

As empresas que optarem por manter os arquivos atualizados pode usufruir dos benefícios como:

Localização de falhas de processo na geração dos arquivos de forma antecipada;
Conhecimento dos seus riscos para antecipadamente se propor a melhor estratégia de correção;
Controle e ajuste dos dados na origem criando-se processos ou correções em seus sistemas;
Controle dos prazos em uma eventual fiscalização diminuindo desgastes e aumentado qualidade;
Melhor qualidade dos sistemas de informações das empresas;
Aderência Sarbanes-Oxley no caso de multinacionais.

MANAD - Manual Normativo dos Arquivos Digitais PORTARIA MPS/SRP Nº 58